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Para la Sección Histórica la forma de citar, usando un sistema de nivel superior a inferior, es:
- AHVCS, caja 1, libro 1, «Acuerdos de Capilla desde 1617 hasta 1653,” Sevilla, 1653.
- AHVCS, caja 44, exp 1, «N 98. Capellanías fundadas en Sn Ysidoro por el Liz.do Baltasar de Cervantes,” Sevilla, 1792.
- AHVCS, D002, «Bula de Sant Ju.n de letran p.a la Cofradia Dela Vera .+. DeSevi.a,” 1561. [Como es un documento grande y todos estos están en un mueble especial, no se necesita poner “caja.”]
Los nombres de los ficheros digitales siguen la misma estructura donde las tres “x” son el número de la imagen:
- <AHVCS caja 001 libro 001 xxx>
- <AHVCS caja 044 exp 001 xxx>
- <AHVCS D002 xxx>
Los campos o columnas de datos son:
- cSección Sección del AHVCS—Histórica o Moderna
- cCaja Número de la caja en el AHVCS en la Histórica y en la Moderna tendrá un indicador de Subsección
- cDocumento Indicador de conjunto del documento en el AHVCS—“D” documento grande, “exp” un expediente, “libro” un libro
- cPrincipioFecha La fecha más temprana en el documento, véase abajo sobre fechas
- cPrincipioFechaPrecisión Véase abajo sobre fechas
- cTerminaciónFecha La fecha más tardía en el documento—normalmente la fecha del documento—véase abajo sobre fechas
- cTerminaciónFechaPrecisión Véase abajo sobre fechas
- cTituloAsunto Título del documento o asunto
- cTranscripción Ampliación de información o transcripción del documento
Las fechas inexactas plantean problemas: en 1750, en enero de 1750, el siglo XVII, al principio del siglo XVII … . Los campos cPrincipioFechaPrecisión y cTerminaciónFechaPrecisión proporcionan un indicador de la exactitud y naturaleza de la fecha. Si estos campos están vacíos, el campo cPrincipioFecha o cTerminaciónFecha es una fecha exacta con precisión de día/mes/año, y puede utilizarse para cálculos como el número de días entre documentos, el número de días desde un evento, … .”